I Groupware sono strumenti per la comunicazione fra gruppi di lavoro e la condivisione di documenti e informazioni. Per operare on line con più utenti è possibile affidarsi a soluzioni integrate, che permettono di organizzare riunioni virtuali e condividere/modificare documenti in tempo reale.

Tra le soluzioni che l’industria del software propone per ottimizzare i processi interni di un’azienda ci sono quelle per il lavoro di gruppo, che vanno a posizionarsi sotto l’ombrello del cosiddetto "groupware". Sottoposte come molte altre applicazoni a una mutazione che le ha viste adottare un’interfaccia di tipo Web che ne permette l’utilizzo all’interno di un browser tradizionalmente usato per navigare in Internet, si tratta in sostanza di software che, più potenti della semplice posta elettronica, agiscono come una sorta di direttore d’orchestra. Similmente, i membri di un team di lavoro sono più produttivi quando collaborano e condividono idee. Il groupware fornisce quindi un framework per poter ottenere questi risultati.

Cosa offrono

I pacchetti per il groupware si differenziano a seconda delle funzionalità che offrono. La maggior parte di queste soluzioni include un database condiviso grazie al quale i membri del team possono lavorare su documenti comuni e intraprendere discussioni elettroniche. Alcuni presentano inoltre pianificatori per il lavoro di gruppo, gestori di appuntamenti e/o di messaggi di posta elettronica. Altri si focalizzano sul supporto a incontri virtuali da svolgersi in tempo reale. Combinati insieme, questi diversi tasselli permettono ai membri di un team di operare su un unico documento a distanza inserendo eventuali modifiche, discutere le proprie idee on line, mantenere archivi, assegnare priorità e fissare lavori di gruppo e riunioni. Se implementate correttamente tali soluzioni consentono alle aziende di condividere al meglio le informazioni. Un dipendente può ad esempio mettere in condivisione le idee per una serie di presentazioni, utilizzando poi il software di groupware per facilitare il processo di sviluppo delle varie diapositive che dovranno essere proiettate in pubblico. In sostanza l’autore può inserire un canovaccio all’interno di un database di discussione, attendendo la risposta dei propri colleghi o le indicazioni sulle fonti a cui rivolgersi. Tutto questo permette di tenere discussioni on line quotidiane per determinare il merito di ciascuna idea. Durante tale processo non è quindi necessario organizzare riunioni reali per conoscere le varie opinioni su una determinata proposta e chi vuole può rispondere nel momento più opportuno, chiaramente entro i termini richiesti per poter finalizzare il lavoro in tempo utile.
Le applicazioni che ricadono nella categoria groupware consentono inoltre di creare un database di contatti condiviso in modo da poter mettere in comune le varie fonti a cui rivolgersi per ottenere informazioni.